Il est important de sécuriser ses dossiers sur un disque dur ou un matériel de stockage externes pour plusieurs raisons :
- Protection contre les vols physiques : Si votre ordinateur est volé, les données qu’il contient pourraient tomber entre de mauvaises mains.
- Protection contre les cybermenaces : Les logiciels malveillants, les ransomwares et les hackers peuvent accéder à vos données stockées sur un disque dur ou un matériel de stockage non sécurisé.
- Respect de la confidentialité : Les données stockées sur un disque dur ou un matériel de stockage peuvent contenir des informations sensibles qui doivent être protégées pour préserver la confidentialité de l’utilisateur.
Les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents.
Il s’agit des délais durant lesquels vous pouvez exercer un droit. Par exemple, demander un remboursement.
Il peut aussi s’agir des délais pendant lesquels on peut vous réclamer quelque chose. Par exemple, payer une amende.
Vous pouvez bien sûr garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
En effet, les délais indiqués ne prennent pas en compte tous les cas de figure.
Ainsi, les délais peuvent être allongés si la prescription: Expiration d’un droit après un certain délai est suspendue ou interrompue. Par exemple, certains délais sont suspendus tant qu’une personne est mineure et commencent à courir uniquement à partir de la majorité.
Les documents peuvent aussi servir de preuve à l’appui d’actions très différentes
Combien de temps conserver les documents de votre assurance ?
Le contrat d’assurance, les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation sont à conservés 2 ans à compter de la date du document,.
Les contrats d’assurance vie sont à conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l’assurance.
Combien de temps conserver les factures ?
Les factures d’eau, d’électricité et de gaz sont à conservées 5 ans.
Les factures de téléphone fixe, mobile et d’abonnement internet doivent être conservées 1 an.
Concernant le logement ?
PROPRIETAIRE : Les paiement des charges de copropriété, échanges avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété sont à conservées 5 ans.
Le règlement de copropriété vous devez le garder jusqu’à la revente de votre bien et doit être transmis au moment de la vente.
LOCATAIRE : Les quittances de loyer, contrats de location, états des lieux sont à conservés 3 ans après la durée de la location.
Combien de temps conserver vos documents relatifs à votre activité professionnelle ?
Les bulletins de salaire, contrat de travail, attestations Pôle emploi et certificats de travail sont à conservés jusqu’à votre retraite.
Ces documents sont également utiles dans le cadre du calcul des droits à la retraite.
Si on parlait de vos impôts ?
Vos déclarations de revenus, avis d’imposition et justificatifs utilisés dans vos demandes divers et variés (justificatif de frais réels par exemple) sont à conservés 3 ans.
La taxe foncière et taxe d’habitation sont à conservés 1 an.
Les bases fondamentales du outils administratif en 2023
Il est plus qu’évident que nous devons tous avoir en notre possession un certain nombre d’outils pour sécuriser nos dossiers.
En 2023, l’informatique est présent partout et les démarches se font souvent en ligne.
Nous avons tenté de vous trouver les outils pour sécuriser vos dossiers, qui soient les plus simples et les moins chères du marché.
- Un ordinateur ou un appareil mobile avec une connexion Internet afin d’accéder aux services en ligne, comme les sites de l’administration fiscale, de la sécurité sociale, etc.
- Un imprimante monochrome des documents et des formulaires.
- Des classeurs et des chemises pour organiser les différents documents administratifs.
- Un calendrier ou un agenda pour planifier les délais et les rendez-vous.
- Des enveloppes et des timbres pour envoyer des courriers.
- Un scanner pour numériser des documents et les envoyer par voie électronique.
Il existe également plusieurs applications qui peuvent être utiles pour gérer son administratif, comme des applications de gestion ou des applications de scanner en ligne.
Toutefois, souvent il apparaît le nom de l’application en bas de vos documents scannés.
Etape 1 – Le scanner
Etape 2 – Le disque dur ou stockage externe
Etape 3 – Les systèmes de rangement de vos documents
- Les chemises sont utilisées pour ranger des documents de différentes manières, telles que des dossiers suspendus, des chemises de classement ou des chemises de présentation. Elles protégent les documents et les garder organisés, afin qu’ils soient facilement accessibles et lisibles. Les chemises sont également utiles afin de classer les documents selon différentes catégories, telles que par type de document, par date ou par projet. De cette façon, vous pouvez rapidement trouver le document que vous cherchez sans avoir à fouiller dans un grand tas de papiers.
- Les pochettes en plastique, outils pour sécuriser ces dossiers. Vous pouvez ainsi ranger des documents de différentes manières. Elles garantissent que vos documents ne prendront pas l’eau ou autres liquides qui pourraient les endommager.
Vous êtes prêt à classer vos dossier!
Il ne vous reste plus qu’à classer vos dossiers afin d’être à jour grâce à nos outils pour sécuriser ces dossiers.
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