Les règles pour un bon courrier administratif

Il faut tout d’abord bien déterminer ce qu’on souhaite demander ou déclarer ou relancer.

Il faut surtout aller à l’essentiel en évitant d’exposer des éléments qui n’auraient rien à voir avec votre affaire. Donc pour être sûr d’être compris, faites simple !

Comment organiser son courrier administratif ?

Tout d’abord, votre courrier peut être divisé en 6 parties, qu’on retrouve souvent :

• L’entête : correspondant à l’expéditeur donc VOUS ! Vous devez y insérer vos coordonnées et celles de votre destinataire,
• L’objet : c’est le motif pour lequel vous contactez votre interlocuteur,
• Pièces justificatives : Ce sont les documents que vous joignez avec votre courrier pour justifier votre demande,
• L’introduction : Commencez par expliquer en une phrase maximum à quoi vous répondez, ou suite à quoi vous les contacter. Ne parlez que de ce qui a un rapport direct avec votre demande mais toujours brièvement !
• Le développement : exposez votre situation ou votre demande sans rappeler la situation que vous vivez et que vous avez déjà expliquée dans l’introduction.
• la formule de politesse : employez une formule simple et directe.

Et pensez à bien relire votre lettre avant de l’envoyer.

Ce qu’il ne faut pas faire dans votre lettre administrative

• Abuser du «je». 

Votre lettre de motivation n’est pas votre autobiographie. Évitez d’être trop centrée sur vous-même en abusant de l’utilisation du mot «je», surtout au début de vos phrases.

• Ecrire une lettre trop longue. 

Si votre courrier administratif est plus longue que 2 pages, vous risquez de perdre l’attention de votre lecteur. Soyez concis mais convaincant tout en respectant le temps du lecteur.

• Être vague. 

Si vous répondez à un courrier reçu ou à une demande de pièces complémentaires, indiquez le titre spécifique du courrier reçu dans votre lettre. La personne qui va lire votre lettre est peut être responsable de l’analyse des courriers arrivant, et ce, pour des dizaines de services différents.

• Conclure sur une note passive. 

Si possible, prenez l’initiative et faites une promesse de suivi. Au lieu de demander au lecteur de vous contacter, mentionnez que vous effectuerez un suivi dans x jours afin de montrer tout votre intérêt et votre sérieux pour la démarche, si vous n’avez pas de retour de l’organisme dans le délai imparti.

• Être impolie. 

Il est primordial que vous remerciiez votre lecteur pour son temps et pour l’attention qu’il porte à votre courrier administratif.

• Oublier de signer la lettre.

Portez une attention particulière aux détails et respectez l’étiquette en signant votre lettre.

Comment avoir le nom de la personne qui s’occupe de son dossier ?

Le prénom, le nom, la fonction et l’adresse administrative de la personne qui instruit votre demande doivent être indiqués sur les courriers qui vous sont adressés.

Toutefois, ces informations ne sont pas indiquées si un motif de sécurité le justifie.

Comment savoir si l’administration ou l’interlocuteur a bien reçu votre courrier ?

Quand une administration reçoit votre demande, elle doit vous envoyer un accusé de réception (AR).

L’AR : Accusé de réception indique la date à laquelle l’administration a reçu votre demande.

Toutefois, vous ne recevez pas d’Accusé de réception dans les situations suivantes :

• Lorsque l’administration a l’obligation de vous répondre dans un délai maximum de 15 jours
• Lorsque l’administration doit uniquement vérifier que vous remplissez les conditions pour avoir un document ou une prestation
• Lorsque votre demande est abusive. Par exemple, vous avez envoyé plusieurs fois la même demande.

En dernier lieu, si vous rencontrez des difficultés malgré le modèle de courrier gratuit 2023, n’hésitez pas à prendre rendez-vous afin que nous puissions vous aider.