• Vous devez quitter le logement que vous louez depuis plusieurs années et il faut prévenir le propriétaire ?
• Votre logement est insalubre et vous devez informer votre bailleur ?
• Votre situation familiale a évolué et vous voulez prévenir la CAF pour qu’elle recalcule vos droits ?
• Vous devez écrire ne savez pas comment écrire votre courrier à la CAF ou à la CPAM ?
• Votre dossier a été envoyé ou déposé en Préfecture mais vous n’avez pas de retour de leur part ?
• Les impôts arrivent, votre situation financière est délicate et vous avez besoin de demander un délai de paiement aux impôts ?

Mais comment bien rédiger un courrier administratif ? Le chemin pour obtenir les réponses dont vous avez besoin peut être rempli de frustration et de confusion.

Cela est particulièrement vrai lorsque des organisations gouvernementales, des institutions financières ou des sociétés sont impliquées.

Souvent, il est impossible de communiquer directement avec ces parties, laissant la seule option une lettre écrite.

Mais comment vous assurez vous que votre demande écrite est lue et traitée correctement?

Il est important de rédiger correctement vos lettres, ce qui nécessite une connaissance du format, du ton et du style.

Dans cet article, nous fournissons une variété de modèles de lettre gratuites et conviviales afin que vous puissiez obtenir les réponses dont vous avez besoin en temps opportun.

La réponse à comment bien rédiger un courrier ?

Lorsqu’il s’agit de bien s’exprimer à l’écrit, il peut être très difficile de rester à l’aise et non intimidé par les règles grammaticales spécifiques ou le vocabulaire plus limité.

En essayant de trouver un moyen pour exprimer une pensée ou une idée sans utiliser des formulations pratiquement impossibles, il est alors clair qu’une tâche difficile se profile.

Une tâche qui peut vite s’avérer être un casse-tête afin d’obtenir un résultat satisfaisant pour communiquer, sans trop forcer sur la langue et sans perturber le sens prévu originalement.

Les règles pour un bon courrier administratif

Il faut tout d’abord bien déterminer ce qu’on souhaite demander ou déclarer ou relancer.

Il faut donc bannir tout ce qui pourrait être considéré comme superflu ou trop technique.

Vous devez vous concentrer sur ce qui est essentiel et important à votre requête, et l’expliciter avec clarté et précision.

Cela permet d’être compris rapidement par l’interlocuteur et de ne pas tergiverser.

Il faut donc prendre le temps de repenser sa demande afin de l’exprimer de la meilleure façon possible. Une formulation claire sera plus facilement comprise par l’autre personne, et cela évitera des malentendus a posteriori.

Par exemple, il est possible d’utiliser une formulation assez courte permettant à l’auditoire de se raccrocher aux mots-clés pour lesquels une réponse simple peut être apportée.

Il faut surtout aller à l’essentiel en évitant d’exposer des éléments qui n’auraient rien à voir avec votre affaire. Donc pour être sûr d’être compris, faites simple !

Comment organiser son courrier administratif ?

Tout d’abord, votre courrier peut être divisé en 6 parties, qu’on retrouve souvent. Ces parties sont l’en-tête, le salutation, le corps du message, la fermeture, la signature et les coordonnées. L’en-tête doit contenir l’adresse de l’expéditeur et celle du destinataire.

Il peut également comprendre une indication de la date et/ou un numéro d’identification pour des documents importants. La salutation commence par le nom du destinataire et est suivie d’une formule concise comme « Cher » ou « Salutations respectueuses ». Le corps du message est le principal contenu de la lettre et permet de transmettre des informations spécifiques au destinataire.

Après avoir discuté toutes les informations pertinentes, vous pouvez clore votre lettre avec une phrase continue qui se termine par des remerciements.

En résumé, votre courrier

• L’entête : correspondant à l’expéditeur donc VOUS ! Vous devez y insérer vos coordonnées et celles de votre destinataire,
• L’objet : c’est le motif pour lequel vous contactez votre interlocuteur,
• Pièces justificatives : Ce sont les documents que vous joignez avec votre courrier pour justifier votre demande,
• L’introduction : Commencez par expliquer en une phrase maximum à quoi vous répondez, ou suite à quoi vous les contacter. Ne parlez que de ce qui a un rapport direct avec votre demande mais toujours brièvement !
• Le développement : exposez votre situation ou votre demande sans rappeler la situation que vous vivez et que vous avez déjà expliquée dans l’introduction.
• la formule de politesse : employez une formule simple et directe.

 

Ce qu’il ne faut pas faire dans votre lettre administrative

• Abuser du «je». 

Votre lettre n’est pas votre autobiographie. Évitez d’être trop centrée sur vous-même en abusant de l’utilisation du mot «je», surtout au début de vos phrases.

Vous devez majoritairement utiliser des formules vous permettant d’éviter le « je ».

• Constatant qu’il y a des ….
• Considérant qu’il vous a été fourni la totalité des documents demandés…
• etc..

Vous avez de multiples manières de dire « je » sans jamais le prononcer plus de 4 fois dans un courrier.

• Ecrire une lettre trop longue. 

Si votre courrier administratif contient plus de 2 pages, vous devrez faire preuve de clarté et de concentration dans la manière dont vous ne communiquez pas votre message.

Utilisez des phrases courtes et précises pour ne pas perdre l’attention du lecteur ou le distraire avec des informations secondaires.

Vous devrez être convaincant avec le minimum de mots possible pour augmenter la probabilité que le lecteur apprécie réellement ce que vous avez à dire.

Pour cela, à chaque phrase doit être consacrée une attention particulière afin de s’assurer qu’elle est concise et donne toute l’information nécessaire sans tourner autour du pot et en respectant le temps du lecteur.

Et pensez à bien relire votre lettre avant de l’envoyer.

• Être vague. 

Ainsi, pour offrir à cette personne une aide supplémentaire et faciliter le traitement de votre lettre, il est important qu’elle n’ait pas à deviner son lien avec le courrier original auxquels vous répondez. En indiquant le titre du courrier reçu, l’interlocuteur saura rapidement quelle action prendre ou à qui transmettre votre correspondance.

C’est pourquoi il est fondamental d’inclure le titre spécifique du courrier initial dans votre lettre de réponse.

Et vos références ou celle de l’organisme :

• Numéro de dossier,
• Numéro allocataire,
• Numéro étranger,
• Les références du courrier reçu,
• Numéro de la facture ou devis,
• Votre adresse et ses spécificités exemple : Bâtiment A 4eme étage etc…

De plus, vous pouvez marquer votre embarquement en demandant une confirmation par retour de courriel dès que la tâche aura été traitée.

• Conclure sur une note passive. 

Si possible, prenez l’initiative et faites une promesse de suivi.

Une telle action pourra montrer votre intérêt et votre détermination à contacter l’organisme à qui vous avez envoyé la demande.

Au lieu de demander au lecteur de vous contacter, mentionnez que vous effectuerez un suivi dans un certain nombre de jours pour être sûr d’obtenir une réponse.

Si vous ne recevez pas de notification après ce délai, alors il sera alors temps d’adopter une autre approche ou une autre méthode pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Votre initiative peut rassurer le lecteur quant à votre sérieux et votre engagement et cela pourra aussi leur donner plus envie de vous répondre rapidement.

Être impolie !

Il est très important que vous montriez votre reconnaissance à votre lecteur pour avoir pris le temps de lire ce document et pour avoir porté attention à son contenu.

Une fin de lettre bien rédigée peut aider à instaurer une relation positive entre vous et votre lecteur, et à faire bonne impression. Les mots sont importants, alors utilisez des expressions comme :

« Merci encore pour votre temps et votre considération » ou « Je vous remercie de m’avoir accordé autant d’attention ».

Ces formules feront la différence et prouveront que vous appréciez le temps que votre lecteur consacre à cette lettre.

INTERDIT

Les formules types : « Vous devez… » ou encore « J’attends depuis trop longtemps, faites vites…. » ou « faites vite parce que ma situation est catastrophique » etc…

Dac’o’Doc – Tiré de la vie réelle de certains courriers que nous avons corrigé !

• Oublier de signer la lettre.

Portez une attention particulière aux détails et respectez l’étiquette en signant votre lettre.

Rédiger un courrier administratif peut s’avérer compliqué et exigeant si l’on ne dispose pas de la bonne approche.

Heureusement, avec l’utilisation de nos modèles types de lettres gratuits, vous pouvez créer des courriers administratifs efficaces qui transmettent parfaitement vos messages.

Ces documents professionnels et convaincants présentent une bonne qualité qui vous offre une assurance supplémentaire quant à la clarté et à la précision de votre message.

Quelle que soit la personne à qui vous enverrez le courrier, la communication interne ou externe, vous pouvez être certain qu’il sera reçu ainsi qu’il est attendu.

En conclusion, vous avez maintenant les outils et les connaissances nécessaires pour bien rédiger un courrier.

Que vous souhaitiez remercier votre lecteur pour s’être donné la peine de lire le document, relancer quelqu’un pour des informations supplémentaires ou juste rappeler à quelqu’un que vous attendez une réponse de sa part, vous savez comment procéder.

Toutefois, si nos modèles type de lettres de relance ne suffisent pas à répondre à vos besoins spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter.

Nous serons heureux de voir comment il est possible de personnaliser le message selon vos éventuelles exigences particulières et cela sans être une charge supplémentaire.

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