On entend parler souvent de la dématérialisation, de ses avantages, et de son inévitable adoption dans le monde professionnel. Vous avez peut-être entendu dire qu’elle deviendra bientôt obligatoire pour certaines démarches administratives. À partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques. L’émission obligatoire de factures électroniques interviendra quant à elle progressivement, entre 2024 et 2026. Les entreprises doivent ainsi commencer à se préparer à ce changement. Il est temps de vous mettre à jour et de saisir cette opportunité ! Dans cet article, nous allons tout vous apprendre sur la dématérialisation et comment vous pouvez vous-même la mettre en place pour simplifier la gestion de votre entreprise et renforcer sa sécurité. Préparez vous à découvrir les secrets de cette révolution numérique qui va transformer la manière dont vous gérez vos activités.
Dématérialisation à la Mode DIY : Moins de Coûts, Plus de Contrôle
Dématérialisation à la Mode DIY : Moins de Coûts, Plus de ContrôleVous n’avez pas besoin de confier la dématérialisation à une société externe et payer des sommes astronomiques pour cela ! Avec les outils adéquats, tels qu’un scanner et un disque dur, vous pouvez numériser vous-même vos documents importants. Fini les dépenses exorbitantes pour le papier et l’encre. Grâce à cette approche DIY, vous économiserez des sommes considérables et garderez le contrôle total sur votre processus de dématérialisation.
Des Outils Adaptés pour un DIY Réussi
Des Outils Adaptés pour un DIY RéussiPour entamer votre aventure de dématérialisation, assurez vous d’avoir les bons outils en main. Un scanner de qualité vous permettra de numériser vos documents rapidement et efficacement, tout en conservant une excellente qualité d’image. Optez pour un scanner avec des fonctionnalités supplémentaires, comme la reconnaissance de caractères (OCR), qui vous permettra de rechercher et de manipuler facilement le contenu de vos documents numériques.
En parallèle, un disque dur externe performant sera votre allié pour stocker vos documents numérisés de manière sécurisée. Choisissez un disque dur fiable avec une grande capacité de stockage pour vous assurer que vos fichiers sont bien protégés.
Dématérialisation, avantages : Economie et Ecologie !
Le scanner ( si vous n’avez pas d’imprimante qui en a un)
Le scanner ( si vous n’avez pas d’imprimante qui en a un)Avoir un scanner est un atout essentiel pour entamer avec succès votre démarche de dématérialisation. Cet outil polyvalent vous permet de transformer vos documents papier en fichiers numériques de haute qualité, ouvrant ainsi la voie vers une gestion plus efficace et sécurisée. Nos trois principales recommandations pour choisir un scanner adéquat sont les suivantes :
Vitesse et Capacité de Traitement : Optez pour un scanner capable de numériser rapidement vos documents sans compromettre la qualité. Une vitesse élevée vous permet de gagner du temps lors de la numérisation de nombreux documents. De plus, assurez-vous que le scanner dispose d’une grande capacité de traitement, vous permettant de numériser plusieurs pages à la fois, ce qui accroît encore davantage votre productivité.
Fonctionnalités Avancées : Choisissez un scanner doté de fonctionnalités avancées, telles que la reconnaissance de caractères (OCR) et la détection automatique de documents. L’OCR convertit vos documents numérisés en texte modifiable, ce qui facilite la recherche et la manipulation de vos données. La détection automatique de documents reconnaît automatiquement les différents types de documents, tels que les factures, les contrats ou les reçus, et les classe correctement pour une organisation optimale.
Connectivité et Stockage : Optez pour un scanner offrant une connectivité étendue, notamment via le Wi-Fi ou l’USB, pour une facilité d’utilisation et une compatibilité avec vos appareils. Envisagez également un scanner avec la possibilité de transférer directement les fichiers numérisés vers le cloud ou un disque dur externe. Cela vous permettra d’accéder à vos documents en tout lieu et de les stocker de manière sécurisée.
En suivant ces recommandations, vous serez équipé(e) d’un scanner performant et adapté à vos besoins, qui facilitera grandement votre transition vers la dématérialisation. Profitez pleinement de cet avantage pour booster l’efficacité de votre entreprise et protéger vos données précieuses !
La sauvegarde : Drive ou Disque Dur ?
Posséder un disque dur externe ou un service de stockage en ligne (drive) est une nécessité incontournable pour mener à bien votre démarche de dématérialisation. Ces outils de stockage vous permettent de conserver précieusement vos documents numérisés, assurant ainsi une gestion fluide et sécurisée de vos informations. Voici nos trois principales recommandations pour choisir le bon disque dur externe ou service de stockage en ligne :
Capacité de Stockage Adaptée : Optez pour un disque dur externe ou un service de stockage avec une capacité suffisante pour répondre à vos besoins actuels et futurs. Anticipez l’augmentation de vos documents numérisés et choisissez une capacité en conséquence. Une bonne estimation vous évitera de vous retrouver à court d’espace et garantira une conservation optimale de vos fichiers.
Sécurité et Protection des Données : Assurez-vous que le disque dur externe ou le service de stockage en ligne propose des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données sensibles. Le chiffrement des données, les authentifications multi-facteurs et les pare-feu sont des fonctionnalités essentielles pour préserver la confidentialité de vos informations commerciales. Veillez à ce que vos documents soient protégés de tout accès non autorisé.
Accessibilité et Partage Facilité : Optez pour un disque dur externe avec une connectivité pratique, tel que l’USB ou le Wi-Fi, pour un accès rapide et aisé à vos fichiers numérisés. Si vous choisissez un service de stockage en ligne, assurez-vous qu’il offre une application conviviale pour accéder à vos données à partir de n’importe quel appareil connecté à internet. La facilité de partage de fichiers avec vos collaborateurs, clients ou partenaires est également un avantage majeur à prendre en compte.
En mettant en œuvre ces recommandations, vous serez équipé(e) d’un disque dur externe ou d’un service de stockage en ligne fiable et performant, qui jouera un rôle essentiel dans la réussite de votre transition vers la dématérialisation. Profitez pleinement de cet avantage pour simplifier la gestion de votre entreprise, partager vos documents en toute sécurité et saisir les opportunités d’un environnement numérique toujours plus évolutif !
Mobilité et Facilité d’Accès : Votre Bureau, Partout !
Grâce à la dématérialisation en mode DIY, vous pouvez emporter votre bureau partout avec vous. Scannez vos documents et stockez-les sur votre disque dur externe pour un accès facile, où que vous soyez. Vous n’aurez plus besoin de trimbaler des tonnes de documents physiques, vous permettant ainsi de gagner en mobilité et en flexibilité.
De plus, vous pouvez synchroniser vos fichiers numériques avec des services de stockage cloud, tels que Google Drive ou Dropbox, pour une accessibilité encore plus étendue. Travaillez en déplacement, partagez des fichiers avec vos collègues ou clients en toute simplicité, sans jamais être freiné par des contraintes physiques.
Vous voilà maintenant prêt(e) à vous lancer dans la dématérialisation en mode DIY ! Économisez sur les coûts, prenez le contrôle de votre transition numérique et profitez de la mobilité qu’elle offre. N’oubliez pas de vous équiper des bons outils, tels qu’un scanner de qualité et un disque dur externe performant, pour une expérience de dématérialisation sans faille. Alors, qu’attendez-vous ? Plongez dans l’univers épatant du DIY et laissez la dématérialisation transformer votre gestion administrative de façon spectaculaire !
Et si vous êtes un entrepreneur ambitieux et vous cherchez les meilleurs outils pour répondre à la question la plus fréquente : « Quels sont les meilleurs outils de travail en entreprise? » profitez de notre article pour vous guider !
