1. Responsable du traitement
Mme Sihem BELBOUAB, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial DAC’O’DOC Services, est responsable des traitements de données personnelles décrits dans cette politique.
SIRET : 512 755 141 00029
Adresse : 6 rue Sardane, 95800 Cergy
Email : contact@dacodoc-services.com
Téléphone : 06 58 13 19 59
Cette politique concerne les demandes de renseignements, les réservations de rendez-vous, les prestations accompagnées et l’utilisation :
- du site https://dacodoc-services.com ;
- de l’APPLICATION DACODOC, accessible à https://app.dacodoc-services.com.
2. Données personnelles traitées
Selon le service utilisé, DAC’O’DOC Services peut traiter les catégories de données suivantes :
- Identité et coordonnées : civilité, nom, prénom, adresse postale, adresse email et téléphone.
- Informations relatives aux demandes : motif du rendez-vous, messages échangés, renseignements et documents nécessaires à la prestation.
- Informations nécessaires aux lettres automatisées : démarche concernée, destinataire, références administratives, numéro de dossier ou numéro étranger, numéro de visa lorsque nécessaire, dates de dépôt, d’expiration, de relance et date de la lettre.
- Données commerciales : devis, commandes, factures, montants, état du paiement et références des transactions.
- Preuves contractuelles : version des conditions générales de vente acceptées, date des accords et demande de fourniture immédiate du courrier numérique.
- Données techniques : identifiants de compte et de session, adresse IP et informations nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des services.
Les données proviennent principalement des informations communiquées par le demandeur. Elles peuvent également être transmises par une personne l’aidant avec son accord, ou être produites lors de l’utilisation des services.
Les champs obligatoires sont identifiés dans les formulaires. L’absence de certaines informations peut empêcher le traitement de la demande ou l’exécution de la prestation.
Les données de carte bancaire sont saisies auprès du prestataire de paiement Stripe. Elles ne sont pas enregistrées dans les formulaires ou les PDF de l’APPLICATION DACODOC.
Le demandeur est invité à transmettre uniquement les informations nécessaires à sa demande et à éviter les renseignements particulièrement sensibles dans les champs libres lorsqu’ils ne sont pas nécessaires.
3. Finalités et bases légales
Les données personnelles sont utilisées pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base légale |
| Répondre aux demandes et préparer un devis | Mesures précontractuelles demandées par la personne |
| Organiser les rendez-vous et réaliser les prestations | Exécution du contrat |
| Créer le compte, authentifier le demandeur, produire et fournir les courriers | Exécution du contrat |
| Traiter les paiements et envoyer les communications nécessaires aux commandes | Exécution du contrat |
| Établir et conserver les documents comptables | Obligations légales |
| Conserver les preuves contractuelles et gérer les réclamations ou litiges | Obligations légales lorsqu’elles s’appliquent et intérêt légitime à établir ou défendre nos droits |
| Prévenir les accès non autorisés et les abus techniques | Intérêt légitime à protéger les services et leurs utilisateurs |
| Utiliser des traceurs facultatifs soumis au consentement | Consentement préalable |
L’acceptation des conditions générales de vente ne constitue pas un consentement général à tous les traitements de données.
4. Fonctionnement de l’APPLICATION DACODOC
L’APPLICATION DACODOC utilise les réponses au formulaire pour proposer des courriers et compléter des modèles.
Ces suggestions reposent notamment sur la démarche choisie et les dates renseignées. Le demandeur conserve le choix du courrier et vérifie les informations avant paiement.
Ce fonctionnement ne prend aucune décision administrative concernant le demandeur et ne remplace pas l’examen de son dossier par une administration.
Le compte est personnel. Une personne apportant une aide à la saisie utilise les coordonnées du demandeur avec son accord et lui laisse la maîtrise de son compte.
L’application ne transmet pas automatiquement les courriers aux administrations. Leur envoi ou leur dépôt reste à la charge du demandeur.
5. Destinataires des données
Les données sont accessibles à Mme Sihem BELBOUAB et aux personnes habilitées dont l’intervention est nécessaire, dans la limite de leurs missions.
Les prestataires techniques intervenant dans les services comprennent notamment :
| Prestataire | Fonction |
| Tidycal | Réservation et gestion des rendez-vous |
| Stripe | Traitement des paiements et opérations associées |
| Vercel | Hébergement et diffusion de l’Application DACODOC |
| Supabase | Authentification, base de donnée et stockage des PDF |
| IONOS | Messagerie et hébergement du site principal |
| Google/Gmail | Consultation et gestions des mails lors la messagerie est connecté |
| Google Meet | Organisation et réalisation des rendez-vous en visioconférence |
Ces prestataires n’interviennent pas tous sur chaque demande. Les données auxquelles ils ont accès dépendent de leur rôle et du service utilisé.
Certains prestataires, notamment Stripe, peuvent également traiter des données pour leurs propres obligations légales et de sécurité, selon leur politique de confidentialité.
Dans le cadre d’une prestation accompagnée, certaines informations peuvent être transmises aux administrations ou aux destinataires nécessaires à la mission convenue avec le client.
Des données peuvent également être communiquées aux autorités légalement habilitées lorsque la réglementation l’exige.
6. Localisation des données et transferts internationaux
Certains prestataires disposent d’équipes ou de sous-traitants dans plusieurs pays. Une localisation européenne du stockage principal ne suffit pas à exclure tout accès depuis un pays extérieur à l’Espace économique européen.
Les personnes concernées peuvent demander des informations sur les garanties applicables et les modalités permettant d’en obtenir une copie à contact@dacodoc-services.com.
7. Durées de conservation
La durée de conservation dépend de la finalité du traitement. L’utilisation courante des données est distinguée de leur archivage pour les obligations légales ou la gestion des litiges.
| Catégorie | Durée ou règle de conservation |
| Brouillon temporaire de lettre dans le navigateur | Reprise limitée à trente minutes dans l’onglet ; nettoyage lors des événements prévus par l’application, notamment l’enregistrement ou la déconnexion |
| Téléchargement du PDF dans l’espace personnel | Jusqu’à l’échéance calculée en ajoutant trois mois calendaires à la date de la lettre saisie |
| PDF conservé après la fermeture du téléchargement | 12 mois |
| Demandes de renseignements et devis sans commande | 3 mois |
| Documents des prestations accompagnées | 12 mois |
| Comptes inactifs et commandes non payées | 3 mois |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné |
| Preuves contractuelles et réclamations | 2 ans |
| Journaux techniques et sauvegardes | 2 ans |
La durée de conservation des pièces comptables ne signifie pas que l’intégralité d’un dossier administratif doit être conservée pendant la même période.
Après la fermeture du téléchargement, le demandeur peut solliciter la retransmission du fichier encore conservé. Cette possibilité ne constitue pas une promesse d’archivage permanent.
En cas de litige, les éléments nécessaires peuvent être conservés avec un accès restreint pendant la durée justifiée par sa gestion et les obligations applicables.
À l’issue des durées retenues, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu’un motif légal justifie leur conservation prolongée.
8. Cookies et stockage dans le navigateur
L’APPLICATION DACODOC utilise le stockage du navigateur pour maintenir l’authentification et permettre la reprise temporaire du formulaire.
Le brouillon temporaire est conservé dans le stockage de l’onglet. Les éléments d’authentification peuvent être conservés séparément afin de maintenir la connexion. Sur un appareil partagé, l’utilisateur est invité à se déconnecter après utilisation.
Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être utilisés sans consentement préalable. Les traceurs facultatifs soumis au consentement ne doivent être activés qu’après accord.
La poursuite de la navigation ne vaut pas acceptation des traceurs facultatifs. L’utilisateur doit pouvoir les refuser et retirer son consentement aussi facilement qu’il l’a donné.
Le site dacodoc-services.com utilise Real Cookie Banner pour gérer les préférences relatives aux cookies et technologies similaires.
Les traceurs soumis au consentement nécessitent votre accord préalable. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos choix depuis le gestionnaire de cookies accessible sur le site.
Le blocage des éléments strictement nécessaires peut empêcher certaines fonctionnalités, notamment l’authentification ou la reprise du formulaire.
9. Sécurité et confidentialité
DAC’O’DOC Services met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques et à la nature des informations traitées.
Ces mesures comprennent notamment le contrôle des accès, l’authentification, les restrictions d’accès aux fichiers et la protection des communications.
Dans l’application, l’accès aux commandes et aux PDF est soumis à une authentification et à des contrôles d’autorisation.
L’utilisateur contribue à la protection de ses données en sécurisant sa messagerie, en utilisant un appareil à jour et en ne transmettant pas ses liens de connexion.
Toute suspicion d’accès non autorisé peut être signalée à contact@dacodoc-services.com.
10. Droits des personnes
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez :
- accéder à vos données ;
- faire rectifier des données inexactes ;
- demander leur effacement ;
- demander la limitation de certains traitements ;
- vous opposer à certains traitements ;
- demander la portabilité des données concernées ;
- retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci ;
- définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer vos droits, contactez :
Par email : contact@dacodoc-services.com
Par courrier : DAC’O’DOC Services – Mme Sihem BELBOUAB – 6 rue Sardane, 95800 Cergy.
Précisez votre demande et les informations permettant de retrouver les données concernées. Une pièce d’identité n’est pas systématiquement exigée. Des informations complémentaires strictement nécessaires peuvent être demandées en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Une réponse est apportée en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre des demandes le justifie. Vous êtes alors informé de cette prolongation et de ses motifs pendant le premier mois.
Certains éléments peuvent être conservés malgré une demande d’effacement lorsqu’une obligation légale ou la défense de droits le justifie. Le motif de cette conservation vous est expliqué.
11. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL :
Site internet : https://www.cnil.fr
Adresse : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.
Vous pouvez également contacter DAC’O’DOC Services pour obtenir une explication ou demander la résolution d’une difficulté.
12. Mise à jour de la politique
Cette politique peut être actualisée pour tenir compte d’une évolution des services, des traitements ou de la réglementation. La date de mise à jour figure en tête du document. Toute modification nécessitant une information particulière ou un nouvel accord fait l’objet des démarches correspondantes.
